Archivieren vs. löschen
Das Entfernen eines Kunden ist ein zweistufiger Prozess: zuerst archivieren, dann löschen. Dies verhindert das versehentliche Entfernen aktiver Kunden.
- Archivieren – eine vorläufige Deaktivierung. Der Kundendatensatz wird beibehalten und kann später wiederhergestellt werden. Allerdings werden Mitgliedschaften, Gruppen-Mitgliedschaften und die MATCHi-Benutzerverknüpfung sofort entfernt.
- Löschen – eine dauerhafte Entfernung. Alle persönlichen Informationen werden anonymisiert und die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
So archivierst du einen Kunden
- Gehe zu Kunden und suche nach dem Kunden, den du entfernen möchtest.
- Wähle den Kunden aus, indem du das Kästchen neben seinem Namen ankreuzt.
- Klicke auf Aktion auswählen > Archivieren.
- Klicke auf Bestätigen.
Was passiert beim Archivieren
- Der Kunde wird in den Archiv-Tab verschoben und erscheint nicht mehr in normalen Suchen.
- Die Verknüpfung zwischen dem Kunden und seinem MATCHi-Benutzerkonto wird aufgehoben.
- Alle aktiven Mitgliedschaften werden gelöscht. Falls der Kunde Teil einer Mitgliedschaftsfamilie war, wird seine Verknüpfung zur Familie aufgehoben.
- Der Kunde wird aus allen Gruppen entfernt.
- Bestehende Buchungen, Rechnungen und Kurs-Teilnahmen sind nicht betroffen.
Archivierten Kunden wiederherstellen
- Gehe zum Archiv-Tab im Kundenverzeichnis und wähle den archivierten Kunden aus.
- Klicke auf Aktion auswählen > Wiederherstellen.
Der Kunde erscheint wieder in der aktiven Kundenliste. Beachte, dass Mitgliedschaften und Gruppenmitgliedschaften, die während der Archivierung entfernt wurden, nicht automatisch wiederhergestellt werden – du musst sie manuell neu erstellen.
So löschst du einen Kunden
Nur archivierte Kunden können gelöscht werden.
- Gehe zum Archiv-Tab im Kundenverzeichnis und wähle den archivierten Kunden aus.
- Klicke auf Aktion auswählen > Kunden löschen.
- Klicke auf Bestätigen.
Was passiert beim Löschen
Das Löschen anonymisiert den Kundendatensatz dauerhaft. Das System:
- Ersetzt den Namen des Kunden durch "entfernt" und löscht alle anderen persönlichen Informationen (E-Mail, Telefon, Adresse, Personennummer, Erziehungsberechtigten-Details).
- Entfernt den Kunden aus allen Kurs-Teilnahmen.
- Entfernt alle verbleibenden Mitgliedschaften und Gruppen-Mitgliedschaften.
- Behält den anonymisierten Datensatz zu Prüfzwecken in der Datenbank (Buchungsverlauf und Rechnungs-Referenzen bleiben erhalten).
Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Mehrere Kunden löschen
Du kannst Kunden in Gruppen archivieren und löschen:
- Verwende den Filter Letzte Aktivität, um Kunden zu finden, die schon lange nicht mehr aktiv waren.
- Wähle alle passenden Kunden mit den Kontrollkästchen aus.
- Archiviere sie zuerst, wechsle dann zum Archiv-Tab und lösche sie.
Einschränkungen
- Ein Kunde mit anstehenden Buchungen kann nicht gelöscht werden. Storniere oder verschiebe zuerst seine zukünftigen Buchungen.
- Archivierte Kunden können immer wiederhergestellt werden, gelöschte Kunden hingegen nicht.