Lidmaatschap

Lidmaatschappen beheren

Lidmaatschappen helpen je om leden bij je accommodatie bij te houden en te beheren. Leden kunnen speciale prijzen krijgen, toegang tot voordelen, en gefactureerd worden voor hun lidmaatschapskosten.

Leden bekijken

Je klantenregister heeft een tabblad Leden dat alle klanten met een actief lidmaatschap toont. Je kunt filteren op:

• Lidmaatschapsstatus – betaald, onbetaald, geannuleerd, in behandeling
• Lidmaatschapstype – bijv. Senior, Junior, Student
• Gezinslidmaatschap – filter op gezinslidmaatschapsstatus

Lidmaatschap toevoegen aan een klant

Je kunt op twee manieren een lidmaatschap toevoegen:

Vanuit het klantprofiel

1. Open het klantprofiel.
2. Klik op het plusteken naast Lidmaatschap.
3. Selecteer het lidmaatschapstype.
4. Stel de startdatum, einddatum en respijtperiode in.
5. Kies of je een melding naar de klant wilt sturen.
6. Voeg eventueel een betaallink toe zodat de klant online kan betalen.
7. Klik op Opslaan.

Vanuit de klantenlijst

1. Ga naar Klanten.
2. Selecteer een of meer klanten.
3. Ga naar Actie kiezen en klik op Lidmaatschap toevoegen.
4. Kies het lidmaatschapstype en instellingen.
5. Klik op Opslaan.

Lidmaatschap bewerken

Open het klantprofiel en klik op het bewerkingsicoontje bij het lidmaatschap. Je kunt het volgende wijzigen:

• Lidmaatschapstype
• Start- en einddatums
• Respijtperiode
• Activeringsstatus
• Automatische verlengingsinstellingen

Lidmaatschap verwijderen

Om een lidmaatschap te beëindigen, open je het klantprofiel en klik je bij het lidmaatschap op Verwijderen. Je krijgt een aanbod voor een terugbetaling indien van toepassing. Zie Lidmaatschap terugbetalen voor details.

Bulkacties

Vanuit het tabblad Leden kun je meerdere leden selecteren en:

• Prijzen bijwerken – lidmaatschapsprijzen herberekenen
• Betaallink activeren – betaallinks inschakelen voor onbetaalde lidmaatschappen
• Versturen naar NIF – lidmaatschapsgegevens synchroniseren met de NIF-federatie (voor Noorse accommodaties die NIF Leden gebruiken)

Gezinslidmaatschappen

Gezinslidmaatschappen laten meerdere klanten een lidmaatschap delen onder één contactpersoon die de betaling afhandelt.

Hoe het werkt

• Eén klant wordt aangewezen als gezinscontact. Deze persoon ontvangt de factuur of betaallink voor het hele gezin.
• Andere gezinsleden worden toegevoegd aan dezelfde gezinsgroep. Hun individuele lidmaatschapsorders worden op nul gezet – alleen de order van de contactpersoon bevat de totaalprijs.
• Wanneer de betaling van de contactpersoon is voltooid, worden alle gezinsleden automatisch als betaald gemarkeerd voor hun lidmaatschappen.
• Als je accommodatie een gezinsmaximumprijs heeft ingesteld, worden de totale kosten van het gezinslidmaatschap beperkt tot dat bedrag.

Goed om te weten

• Alleen het gezinscontact kan betalen via betaallink.
• Als het contact wordt verwijderd uit het gezin, wordt de contactrol overgedragen aan een ander gezinslid.
• Gezinslidmaatschappen moeten ingeschakeld zijn voor je accommodatie. Neem contact op met MATCHi-ondersteuning als je deze optie niet ziet.

Lidmaatschapsstatistieken

Het tabblad Statistieken op de pagina Leden toont een maandelijkse uitsplitsing van verkochte lidmaatschappen over de laatste 14 maanden.

• Elke rij toont een accommodatie (of een totaalrij bij het bekijken van een accommodatiegroep).
• Elke kolom toont een kalendermaand met het aantal verkochte lidmaatschappen.
• Alleen volledig betaalde of gratis lidmaatschappen worden meegeteld. Terugbetaalde lidmaatschappen zijn uitgesloten.

Voor accommodatiegroepen toont het rapport één rij per locatie plus een totaalrij bovenaan, zodat je lidmaatschapsverkopen tussen al je locaties kunt vergelijken.

Automatische verlenging

Wanneer automatische verlenging is ingeschakeld op een lidmaatschapstype, maakt het systeem automatisch een nieuwe lidmaatschapsperiode aan wanneer de huidige afloopt en rekent de opgeslagen kaart van de klant af.

Vereisten

• Het lidmaatschapstype moet Betaald bij verlenging ingeschakeld hebben.
• Je accommodatie moet de functie Terugkerend lidmaatschap geactiveerd hebben.
• De klant moet hebben ingestemd met automatische betaling (Automatisch betalen).

Wat gebeurt er bij verlenging

1. Het systeem controleert op lidmaatschappen die vandaag aflopen (draait elk uur, vaker op 31 december).
2. Een nieuw lidmaatschap wordt aangemaakt dat begint de dag nadat het huidige afloopt, met hetzelfde type en dezelfde duur.
3. Als de klant automatisch betalen heeft ingeschakeld, wordt hun opgeslagen kaart automatisch afgerekend.
4. Als de betaling slaagt, wordt het nieuwe lidmaatschap direct geactiveerd.
5. Als de betaling mislukt, krijgt de klant een respijtperiode (instelbaar per lidmaatschapstype) en een melding. Het systeem probeert dagelijks opnieuw te betalen totdat de respijtperiode afloopt of de herlimiet bereikt is.

Respijtperiode bij mislukte betaling

Wanneer een verlengingsbetaling mislukt, kan de klant nog steeds hun lidmaatschap gebruiken tijdens de respijtperiode. Het aantal respijdagen is ingesteld op het lidmaatschapstype onder Verlengingsrespijtperiode bij start. Als de betaling uiteindelijk slaagt, wordt de respijtperiode weggenomen. Als alle pogingen zijn uitgeput, wordt automatische verlenging uitgeschakeld en wordt de klant hiervan op de hoogte gesteld.

Automatische verlenging uitschakelen

Om te voorkomen dat een lidmaatschap automatisch wordt verlengd:

• Open het lidmaatschap van de klant en stel Verlenging annuleren in. Het lidmaatschap blijft actief tot de einddatum maar wordt niet verlengd.
• Zie Hoe lidmaatschappen met automatische betaling te beëindigen voor details.

Betaallink als alternatief

Als het lidmaatschapstype Betaallink versturen heeft ingeschakeld, ontvangen klanten die geen automatisch betalen hebben een betaallink per e-mail zodat ze handmatig kunnen betalen voor hun verlengde lidmaatschap.