Rechnungen erstellen
Du kannst Rechnungen für die meisten Gebührenarten erstellen: reguläre Buchungen, Sponsoren, Kurse, Aktivitäten, Waren und individuelle Gebühren. Für Abonnements und Mitgliedschaften findest du spezielle Artikel.
Der Rechnungsprozess hat zwei Hauptschritte: Zuerst erstellst du Rechnungszeilen (auch Rechnungsgrundlagen genannt), dann die eigentlichen Rechnungen. Rechnungszeilen werden erst dann zu Rechnungen, wenn du manuell Rechnungen aus ihnen erstellst. So kannst du mehrere unterschiedliche Gebühren auf derselben Rechnung kombinieren - wenn ein Kunde beispielsweise sowohl für eine Mitgliedschaft als auch für einen Kurs zahlen muss, können beide auf einer Rechnung stehen, anstatt zwei separate Rechnungen zu erstellen.
Achte darauf, dass du alle nötigen Rechnungszeilen erstellt hast, bevor du Rechnungen erstellst. Sobald eine Rechnung erstellt ist, kann sie nicht mehr in Rechnungszeilen aufgeteilt werden.
Rechnungszeilen erstellen
Rechnungszeilen sind die einzelnen Positionen. Du kannst sie auf verschiedene Weise erstellen:
Über den Kunden-Tab
Das ist die einfachste Methode, um mehrere Kunden gleichzeitig abzurechnen:
- Gehe zu Kunden.
- Filtere die Kunden, die du abrechnen möchtest (z.B. nach Gruppe oder bestimmtem Kunden).
- Wähle die Kunden aus.
- Klicke auf Aktion auswählen > Rechnungszeile erstellen.
- Fülle die Details aus: Beschreibung, Preis, MwSt, Menge und optionalen Rabatt.
Über die Rechnungsseite
- Gehe zu Administration > Rechnungen.
- Klicke auf Rechnungszeile erstellen.
- Wähle den Kunden aus und fülle die Zeilendetails aus.
Die Rechnung erstellen
Sobald du Rechnungszeilen hast, erstelle die Rechnung:
Über die Rechnungsseite
- Gehe zu Administration > Rechnungen.
- Filtere nach Kunde oder nutze die Standardansicht, um unbezahlte Zeilen zu sehen.
- Wähle die Zeilen aus, die du einschließen möchtest.
- Klicke auf Rechnung erstellen.
- Lege das Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum fest.
- Füge beliebigen Text hinzu (optional, max. 1000 Zeichen).
- Klicke auf Speichern.
Über eine Kundenseite
- Gehe zu Kunden und suche nach dem Kunden.
- Sieh dir die Rechnungszeilen des Kunden unter "Rechnungsposten" an.
- Klicke auf das Pluszeichen im "Rechnungen"-Bereich - das System holt automatisch alle Rechnungszeilen für diesen Kunden und erstellt eine Rechnung.
Details der Rechnungszeile
Jede Zeile enthält:
- Beschreibung – wofür die Gebühr ist (max. 50 Zeichen).
- Preis – der Einzelpreis.
- Menge – die Anzahl der Einheiten.
- MwSt – der MwSt-Prozentsatz.
- Rabatt – ein optionaler Rabatt (Betrag oder Prozentsatz).
- Konto – der Buchungscode (für Exporte und Fortnox-Integration verwendet).
Rechnungsgebühren
Wenn Rechnungsgebühren für deine Anlage aktiviert sind (unter Anlageneinstellungen), wird automatisch eine Gebührenzeile zu jeder Rechnung hinzugefügt.
Rechnungen versenden
Nach dem Erstellen einer Rechnung kannst du sie per E-Mail versenden oder als PDF ausdrucken. Wähle Rechnungen aus und klicke auf Senden, um den Versandvorgang zu starten. Du kannst die Absender-E-Mail und Nachricht anpassen.
Exportieren
Rechnungen können in verschiedenen Formaten exportiert werden:
- CSV (reskontra) – Standard-Exportformat.
- Rechnungsjournal – Buchhaltungsjournal mit Soll-/Haben-Buchungen.
- SIE Typ 4 – Schwedisches Standard-Buchhaltungsformat.
- Zahlungsexport – Export von Zahlungsaufzeichnungen.