Arkivér vs. slet
At fjerne en kunde er en totrinsproces: først arkivér, derefter slet. Dette forhindrer utilsigtet fjernelse af aktive kunder.
- Arkivér – en blød deaktivering. Kunden bevares og kan gendannes senere. Dog fjernes medlemskaber, gruppemedlemskaber og MATCHi-brugertilknytningen med det samme.
- Slet – permanent fjernelse. Alle personlige oplysninger anonymiseres, og handlingen kan ikke fortrydes.
Sådan arkiverer du en kunde
- Gå til Kunder.
- Søg efter den kunde, du vil fjerne.
- Vælg kunden ved at sætte flueben ud for deres navn.
- Klik på Vælg handling > Arkivér.
- Klik på Bekræft.
Hvad sker der, når du arkiverer
- Kunden flyttes til fanen Arkiv og vises ikke længere i almindelige søgninger.
- Kunden fjernes fra deres MATCHi-brugerkonto.
- Alle aktive medlemskaber slettes. Hvis kunden var en del af et familiemedlemskab, fjernes de fra familien.
- Kunden fjernes fra alle grupper.
- Eksisterende bookinger, fakturaer og kursusdeltagelser påvirkes ikke.
Gendannelse af en arkiveret kunde
- Gå til fanen Arkiv i kunderegistret.
- Vælg den arkiverede kunde.
- Klik på Vælg handling > Gendan.
Kunden vises igen i den aktive kundeliste. Bemærk, at medlemskaber og gruppemedlemskaber, der blev fjernet under arkivering, gendannes ikke automatisk – du skal genskabe dem manuelt.
Sådan sletter du en kunde
Kun arkiverede kunder kan slettes.
- Gå til fanen Arkiv i kunderegistret.
- Vælg den arkiverede kunde.
- Klik på Vælg handling > Slet kunder.
- Klik på Bekræft.
Hvad sker der, når du sletter
Sletning anonymiserer kunden permanent. Systemet:
- Erstatter kundens navn med "removed" og rydder alle andre personlige oplysninger (e-mail, telefon, adresse, personnummer, værgeoplysninger).
- Fjerner kunden fra alle kursusdeltagelser.
- Fjerner eventuelle resterende medlemskaber og gruppemedlemskaber.
- Beholder den anonymiserede record i databasen til revisionsformål (bookinghistorik og fakturareferencer bevares).
Denne handling kan ikke fortrydes.
Sletning af flere kunder
Du kan arkivere og slette kunder samlet:
- Brug filteret Seneste aktivitet til at finde kunder, der ikke har været aktive i lang tid.
- Vælg alle matchende kunder med afkrydsningsfelterne.
- Arkivér dem først, skift derefter til fanen Arkiv og slet.
Begrænsninger
- En kunde med kommende bookinger kan ikke slettes. Annullér eller flyt deres fremtidige bookinger først.
- Arkiverede kunder kan altid gendannes, men slettede kunder kan ikke.