Wat is de Bestellingenpagina?
De Bestellingenpagina geeft je een compleet overzicht van alle transacties bij je locatie. Elke boeking, lidmaatschap, abonnement, activiteit, waardekaart-aankoop en formulierinzending zorgt voor een bestelling. Gebruik deze pagina om betalingen te volgen, onbetaalde bestellingen te beheren en bulkacties uit te voeren.
Ga naar Bestellingen in de bovenste navigatie om de pagina te openen.
Bestellingen filteren
Gebruik de filterbalk bovenaan om de bestellingenlijst te verfijnen:
- Datum – selecteer een datumbereik. Standaard wordt gefilterd op de datum waarop de bestelling is aangemaakt.
- Zoeken op betaaldatum – vink dit vakje aan om te filteren op wanneer de betaling is ontvangen in plaats van wanneer de bestelling is aangemaakt.
- Artikel – filter op bestellingtype: Boeking, Lidmaatschap, Abonnement, Activiteit, Kortingskaarten of Aanmelding.
- Aanmaker – filter op wie de bestelling heeft aangemaakt: Locatie (aangemaakt door een beheerder) of Speler (aangemaakt door de klant).
- Klant – zoek op klantnaam, e-mail of telefoonnummer.
- Status – filter op één of meer statussen (zie hieronder).
Klik op Filteren om je selecties toe te passen. De lijst wordt bijgewerkt met overeenkomende bestellingen.
Bestellingstatussen begrijpen
Elke bestelling heeft één van de volgende statussen:
- Betaald (groen) – betaling is volledig ontvangen.
- Geannuleerd (rood) – de bestelling is geannuleerd of nietig verklaard.
- Onbetaalde betaallink (geel) – een betaallink is naar de klant gestuurd maar ze hebben nog niet betaald.
- Onbetaalde factuur (geel) – een factuur is aangemaakt maar betaling is nog niet geregistreerd.
- Geen betaaloptie beschikbaar (grijs) – de bestelling is onbetaald en heeft geen actieve betaallink of factuur. Schakel een betaallink in of markeer als betaald om dit op te lossen.
Bulkacties
Selecteer één of meer bestellingen met de selectievakjes en klik vervolgens op Kies actie om een bulkbewerking uit te voeren:
Markeren als betaald
Registreert een contante of handmatige betaling voor de geselecteerde bestellingen. Een bevestigingsscherm toont welke bestellingen geschikt zijn. Bestellingen die al betaald of gefactureerd zijn kunnen niet opnieuw als betaald worden gemarkeerd.
Factuur aanmaken
Maakt een factuur aan voor de geselecteerde abonnement- of lidmaatschapbestellingen. Je kunt geen abonnement- en lidmaatschapbestellingen mengen in dezelfde factuuractie – selecteer één type tegelijk. Bestellingen die al betaald of gefactureerd zijn worden uitgesloten.
Betaallinks inschakelen
Activeert betaallinks voor de geselecteerde bestellingen, zodat klanten online kunnen betalen via MATCHi. Je kunt optioneel een melding naar de klant sturen. De klant moet een MATCHi-gebruikersaccount hebben dat gekoppeld is aan hun profiel.
Betaallinks uitschakelen
Deactiveert betaallinks voor de geselecteerde bestellingen. Klanten kunnen niet langer online betalen voor deze bestellingen.
Klanten berichten
Opent de berichtenweergave met de klanten van de geselecteerde bestellingen vooraf ingevuld, zodat je hen een e-mail, sms of in-app bericht kunt sturen.
Bestellingdetails
Klik op een bestelnummer in de lijst om de volledige details te bekijken. De detailweergave toont:
- Beschrijving – waar de bestelling voor is (bijv. baanboeking, lidmaatschaptype).
- Status en prijs – de huidige status en het bestelbedrag.
- Klant – de klant gekoppeld aan de bestelling, met een link naar hun profiel.
- Aanmaker – welke beheerder of systeem de bestelling heeft aangemaakt.
- Betalingsuitsplitsing – details van elke gebruikte betaalmethode, bedragen, terugbetalingen en servicekosten.
Voor gesplitste betalingen (waarbij meerdere mensen de kosten delen) wordt iedere deelnemer's betaling afzonderlijk getoond.
De bestellingentabel
De bestellingenlijst toont de volgende kolommen:
- Nr – het bestellingreferentienummer (klik om details te bekijken).
- Aangemaakt – wanneer de bestelling is aangemaakt.
- Klant – de klantnaam (klik om hun profiel te bekijken).
- Artikel – het bestellingtype (Boeking, Lidmaatschap, enz.).
- Aanmaker – of de bestelling is aangemaakt door de locatie of de speler.
- Status – de huidige betalingstatus.
- Prijs – het bestelbedrag (exclusief servicekosten).
- Betaald – het tot nu toe betaalde bedrag.
- Betaaldatum – wanneer de betaling is voltooid.
Tips
- Gebruik het Alles selecteren-vakje om alle bestellingen te selecteren die overeenkomen met je huidige filter, niet alleen die zichtbaar zijn op de huidige pagina.
- Bestellingen met de status Geen betaaloptie beschikbaar hebben meestal aandacht nodig – schakel een betaallink in, maak een factuur aan of markeer ze als betaald.
- Als je filtert op betaaldatum kun je snel alle betalingen vinden die tijdens een bepaalde periode zijn ontvangen voor reconciliatie.