Klantprofielen samenvoegen

Wanneer klantprofielen samenvoegen

Soms heeft een speler meerdere klantprofielen bij je accommodatie. Dit gebeurt vaak wanneer spelers zich aanmelden voor cursussen of activiteiten en gegevens opgeven die niet overeenkomen met hun bestaande profiel. Omdat de gegevens niet overeenkomen, maakt het systeem een nieuw profiel aan in plaats van te koppelen aan het bestaande profiel.

Hoe samenvoegen

1. Ga naar Klanten.
2. Zoek op het e-mailadres of de naam van de speler.
3. Selecteer de profielen die je wilt samenvoegen (minimaal 2).
4. Ga naar Actie selecteren en klik op Samenvoegen.
5. Kies de hoofdklant – dit is het profiel dat behouden blijft. Alle gegevens van de andere profielen worden hierin samengevoegd.
6. Bekijk het voorbeeldresultaat om te zien hoe het gecombineerde profiel eruit komt te zien.
7. Klik op Bevestigen om de samenvoeging te voltooien.

Wat gebeurt er tijdens een samenvoeging

• De gegevens van de hoofdklant hebben voorrang. Velden van secundaire klanten vullen alleen gaten op (lege velden bij de hoofdklant).
• Secundaire klanten worden gearchiveerd (niet verwijderd) zodat er een audittrail blijft bestaan.
• De secundaire klant wordt ontkoppeld van zijn MATCHi-gebruikersaccount.
• Groepslidmaatschappen van secundaire klanten worden verwijderd.
• Actieve lidmaatschappen van secundaire klanten worden gedeactiveerd, maar de lidmaatschapsgeschiedenis blijft behouden.
• Als de secundaire klant onderdeel was van een lidmaatschapsfamilie, worden ze ontkoppeld van de familie. Als ze het familiecontact waren, wordt die rol overgedragen aan een ander familielid.

Wat wordt NIET samengevoegd

Alleen basisklantgegevens (naam, adres, enz.) worden automatisch samengevoegd. Het volgende wordt niet overgedragen naar de hoofdklant:

• Boekingen – blijven gekoppeld aan de oorspronkelijke (nu gearchiveerde) klant
• Facturen en bestellingen
• Waardekaarten en klipkaarten
• Cursusdeelnames – blijven bij de gearchiveerde secundaire klant

Als je boekingen, waardekaarten of andere gegevens naar de samengevoegde klant wilt verplaatsen, neem dan contact op met [e-mail] voor handmatige hulp.

Samengevoegde velden

De volgende velden worden meegenomen in de samenvoeging (hoofdwaarde wordt behouden indien aanwezig, anders wordt secundaire waarde gebruikt):

• Naam, bedrijfsnaam, contactpersoon
• Adres, telefoon, mobiele telefoon
• Geboortedatum, persoonsnummer, organisatienummer, BTW-nummer
• Factuuradresgegevens (adres, plaats, postcode, contactpersoon, e-mail, telefoon)
• Voogdgegevens (naam, e-mail, telefoon – voor jeugdspelers)
• Notities, website
• MATCHi-gebruikersverbinding

Goed om te weten

• De samenvoeging wordt verwerkt als één transactie – als er iets misgaat, worden alle wijzigingen teruggedraaid en gaat er geen data verloren.
• Je kunt meer dan twee klanten tegelijk samenvoegen. Selecteer alle duplicaten en ze worden allemaal samengevoegd in de gekozen hoofdklant.
• Gearchiveerde secundaire klanten kun je nog steeds terugvinden in het klantenarchief ter referentie.