Klant verwijderen

Archiveren vs verwijderen

Een klant verwijderen is een proces van twee stappen: eerst archiveren, dan verwijderen. Dit voorkomt dat actieve klanten per ongeluk worden weggehaald.

• Archiveren – een zachte deactivering. Het klantrecord blijft bewaard en kan later worden hersteld. Lidmaatschappen, groepslidmaatschappen en de MATCHi-gebruikerslink worden wel direct weggehaald.
• Verwijderen – een permanente verwijdering. Alle persoonlijke informatie wordt geanonimiseerd en de actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Een klant archiveren

1. Ga naar Klanten.
2. Zoek de klant die je wilt verwijderen.
3. Vink het vakje naast hun naam aan.
4. Klik op Selecteer actie > Archiveren.
5. Klik op Bevestigen.

Wat gebeurt er bij archiveren

• De klant wordt verplaatst naar het Archief-tabblad en verschijnt niet meer in gewone zoekopdrachten.
• De klant wordt ontkoppeld van hun MATCHi-gebruikersaccount.
• Alle actieve lidmaatschappen worden verwijderd. Als de klant onderdeel was van een lidmaatschapsfamilie, worden ze ontkoppeld van de familie.
• De klant wordt uit alle groepen gehaald.
• Bestaande boekingen, facturen en cursusdeelnames blijven ongewijzigd.

Een gearchiveerde klant herstellen

1. Ga naar het Archief-tabblad in het klantenregister.
2. Selecteer de gearchiveerde klant.
3. Klik op Selecteer actie > Herstellen.

De klant verschijnt weer in de actieve klantenlijst. Lidmaatschappen en groepslidmaatschappen die tijdens het archiveren werden weggehaald worden niet automatisch hersteld – je moet ze handmatig opnieuw aanmaken.

Een klant verwijderen

Alleen gearchiveerde klanten kunnen worden verwijderd.

1. Ga naar het Archief-tabblad in het klantenregister.
2. Selecteer de gearchiveerde klant.
3. Klik op Selecteer actie > Klanten verwijderen.
4. Klik op Bevestigen.

Wat gebeurt er bij verwijderen

Verwijderen anonimiseert het klantrecord permanent. Het systeem:

• Vervangt de naam van de klant met "verwijderd" en wist alle andere persoonlijke informatie (e-mail, telefoon, adres, persoonsnummer, voogdgegevens).
• Haalt de klant uit alle cursusdeelnames.
• Verwijdert alle overgebleven lidmaatschappen en groepslidmaatschappen.
• Behoudt het geanonimiseerde record in de database voor auditdoeleinden (boekingsgeschiedenis en factuurreferenties blijven behouden).

Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Meerdere klanten verwijderen

Je kunt klanten in bulk archiveren en verwijderen:

1. Gebruik het Laatste activiteit-filter om klanten te vinden die lange tijd niet actief zijn geweest.
2. Selecteer alle overeenkomende klanten met de selectievakjes.
3. Archiveer ze eerst, schakel dan over naar het Archief-tabblad en verwijder ze.

Beperkingen

• Een klant met aankomende boekingen kan niet worden verwijderd. Annuleer of verplaats eerst hun toekomstige boekingen.
• Gearchiveerde klanten kunnen altijd worden hersteld, maar verwijderde klanten niet.