Arkistointi vs. poistaminen
Asiakkaan poistaminen on kaksivaiheinen prosessi: ensin arkistoidaan, sitten poistetaan. Tämä estää aktiivisten asiakkaiden vahingossa tapahtuvan poistamisen.
- Arkistoi – pehmeä deaktivointi. Asiakastiedot säilytetään ja ne voidaan palauttaa myöhemmin. Jäsenyydet, ryhmien jäsenyydet ja MATCHi-käyttäjälinkki poistetaan kuitenkin välittömästi.
- Poista – pysyvä poisto. Kaikki henkilötiedot anonymisoidaan eikä toimintoa voi perua.
Asiakkaan arkistointi
- Siirry kohtaan Asiakkaat.
- Hae poistettava asiakas.
- Valitse asiakas klikkaamalla nimen vieressä olevaa valintaruutua.
- Klikkaa Valitse toiminto > Arkistoi.
- Klikkaa Vahvista.
Mitä tapahtuu arkistoitaessa
- Asiakas siirtyy Arkisto-välilehdelle eikä näy enää tavallisissa hauissa.
- Asiakkaan linkitys MATCHi-käyttäjätiliin poistetaan.
- Kaikki aktiiviset jäsenyydet poistetaan. Jos asiakas kuului jäsenyysperheeseen, hänen linkityksensä perheeseen poistetaan.
- Asiakas poistetaan kaikista ryhmistä.
- Olemassa oleviin varauksiin, laskuihin ja kurssien osallistumisiin ei vaikuta.
Arkistoidun asiakkaan palauttaminen
- Siirry Arkisto-välilehdelle asiakasrekisterissä.
- Valitse arkistoitu asiakas.
- Klikkaa Valitse toiminto > Palauta.
Asiakas palautuu aktiivisten asiakkaiden listalle. Huomaa, että arkistoinnin yhteydessä poistetut jäsenyydet ja ryhmäjäsenyydet eivät palaudu automaattisesti – ne täytyy luoda uudelleen manuaalisesti.
Asiakkaan poistaminen
Vain arkistoidut asiakkaat voidaan poistaa.
- Siirry Arkisto-välilehdelle asiakasrekisterissä.
- Valitse arkistoitu asiakas.
- Klikkaa Valitse toiminto > Poista asiakkaat.
- Klikkaa Vahvista.
Mitä tapahtuu poistettaessa
Poistaminen anonymisoi asiakastiedot pysyvästi. Järjestelmä:
- Korvaa asiakkaan nimen tekstillä "removed" ja tyhjentää kaikki muut henkilötiedot (sähköposti, puhelin, osoite, henkilötunnus, huoltajan tiedot).
- Poistaa asiakkaan kaikista kurssien osallistumisista.
- Poistaa kaikki jäljellä olevat jäsenyydet ja ryhmien jäsenyydet.
- Säilyttää anonymisoidun tietueen tietokannassa tarkastustarkoituksiin (varaushistoria ja laskujen viitteet säilytetään).
Tätä toimintoa ei voi perua.
Useiden asiakkaiden poistaminen
Voit arkistoida ja poistaa asiakkaita joukkona:
- Käytä Viimeisin aktiviteetti -suodatinta löytääksesi asiakkaat, jotka eivät ole olleet aktiivisia pitkään aikaan.
- Valitse kaikki vastaavat asiakkaat valintaruuduilla.
- Arkistoi ensin, siirry sitten Arkisto-välilehdelle ja poista.
Rajoitukset
- Asiakasta, jolla on tulevia varauksia, ei voi poistaa. Peruuta tai siirrä tulevat varaukset ensin.
- Arkistoidut asiakkaat voidaan aina palauttaa, mutta poistettuja asiakkaita ei voi palauttaa.