Facturen aanmaken
Je kunt facturen aanmaken voor de meeste kosten: gewone boekingen, sponsors, cursussen, activiteiten, merchandise en aangepaste kosten. Voor abonnementen en lidmaatschappen, zie de speciale artikelen.
Het facturatieproces bestaat uit twee hoofdstappen: eerst maak je factuurregels aan (ook wel factuurgrondslag genoemd), daarna maak je de werkelijke facturen aan. Factuurregels zijn geen facturen totdat je handmatig facturen ervan aanmaakt. Zo kun je verschillende kosten op dezelfde factuur combineren - bijvoorbeeld, als een klant moet betalen voor zowel een lidmaatschap als een cursus, kunnen ze op één factuur staan in plaats van twee aparte facturen.
Zorg ervoor dat je alle benodigde factuurregels hebt aangemaakt voordat je facturen maakt. Zodra een factuur is aangemaakt, kan deze niet meer worden opgedeeld in factuurregels.
Factuurregels aanmaken
Factuurregels zijn de individuele regelitems. Je kunt ze op verschillende manieren aanmaken:
Via het tabblad Klanten
Dit is de makkelijkste methode voor het factureren van meerdere klanten tegelijk:
- Ga naar Klanten.
- Filter de klanten die je wilt factureren (bijvoorbeeld op groep of specifieke klant).
- Selecteer de klanten.
- Ga naar Actie selecteren en klik op Factuurregel aanmaken.
- Vul de details in: beschrijving, prijs, btw, hoeveelheid en optionele korting.
Via de facturatiepagina
- Ga naar Beheer > Facturatie.
- Klik op Factuurregel aanmaken.
- Selecteer de klant en vul de regeldetails in.
De factuur aanmaken
Zodra je factuurregels hebt, maak je de factuur aan:
Via de facturatiepagina
- Ga naar Beheer > Facturatie.
- Filter op klant of gebruik de standaardweergave om onbetaalde regels te zien.
- Selecteer de regels die je wilt opnemen.
- Klik op Factuur aanmaken.
- Stel de factuurdatum en vervaldatum in.
- Voeg aangepaste tekst toe (optioneel, max. 1000 tekens).
- Klik op Opslaan.
Via een klantpagina
- Ga naar Klanten en zoek de klant op.
- Bekijk de factuurregels van de klant onder "factuuritems".
- Klik op het plusteken in het "facturen" vak - het systeem haalt automatisch alle factuurregels voor die klant op en maakt een factuur aan.
Factuurregeldetails
Elke regel bevat:
- Beschrijving – waarvoor de kosten zijn (max. 50 tekens).
- Prijs – de eenheidsprijs.
- Hoeveelheid – het aantal eenheden.
- Btw – het btw-percentage.
- Korting – een optionele korting (bedrag of percentage).
- Rekening – de boekhoudcode (gebruikt voor exports en Fortnox-integratie).
Factuurkosten
Als factuurkosten zijn ingeschakeld voor jouw locatie (onder locatie-instellingen), wordt automatisch een kostenregel toegevoegd aan elke factuur.
Facturen versturen
Na het aanmaken kun je de factuur per e-mail versturen of afdrukken als PDF. Selecteer facturen en klik op Versturen om de verzendworkflow te starten. Je kunt het afzender-e-mailadres en bericht aanpassen.
Exporteren
Facturen kunnen in verschillende formaten worden geëxporteerd:
- CSV (reskontra) – standaard exportformaat.
- Factuurjournaal – boekhoudkundige journaal met debet/credit-posten.
- SIE Type 4 – Zweeds standaard boekhoudformaat.
- Betalingsexport – export van betalingsgegevens.