Gérer les adhésions
Les adhésions vous permettent de suivre et de gérer les membres de votre établissement. Les membres peuvent bénéficier de tarifs spéciaux, d'avantages d'accès et être facturés pour leurs frais d'adhésion.
Consulter les membres
Votre registre client comprend un onglet Membres qui affiche tous les clients ayant une adhésion active. Vous pouvez filtrer par :
- Statut d'adhésion – payé, non payé, annulé, en attente
- Type d'adhésion – par ex. Senior, Junior, Étudiant
- Adhésion familiale – filtrer par statut d'adhésion familiale
Ajouter une adhésion à un client
Vous pouvez ajouter une adhésion de deux façons :
Depuis le profil client
- Ouvrez le profil du client.
- Cliquez sur le signe plus à côté de l'en-tête Adhésion.
- Sélectionnez le type d'adhésion.
- Définissez la date de début, la date de fin et la période de grâce.
- Choisissez si vous souhaitez envoyer une notification au client.
- Incluez optionnellement un lien de paiement pour que le client puisse payer en ligne.
- Cliquez sur Enregistrer.
Depuis la liste des clients
- Allez à Clients.
- Sélectionnez un ou plusieurs clients.
- Cliquez sur Choisir une action > Ajouter une adhésion.
- Choisissez le type de membre et les paramètres.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier une adhésion
Ouvrez le profil client et cliquez sur l'icône de modification de l'adhésion. Vous pouvez modifier :
- Le type d'adhésion
- Les dates de début et de fin
- La période de grâce
- Le statut d'activation
- Les paramètres de renouvellement automatique
Supprimer une adhésion
Pour mettre fin à une adhésion, ouvrez le profil client et cliquez sur Supprimer sur l'adhésion. Une option de remboursement vous sera proposée si applicable. Consultez Rembourser une adhésion pour plus de détails.
Actions groupées
Depuis l'onglet Membres, vous pouvez sélectionner plusieurs membres et :
- Mettre à jour les prix – recalculer les prix d'adhésion
- Activer le lien de paiement – activer les liens de paiement pour les adhésions non payées
- Envoyer au NIF – synchroniser les données d'adhésion avec la fédération NIF (pour les établissements norvégiens utilisant NIF Members)
Adhésions familiales
Les adhésions familiales permettent à plusieurs clients de partager une seule adhésion sous une personne de contact qui gère le paiement.
Comment ça fonctionne
- Un client est désigné comme contact familial. Cette personne reçoit la facture ou le lien de paiement pour toute la famille.
- Les autres membres de la famille sont ajoutés au même groupe familial. Leurs commandes d'adhésion individuelles sont mises à zéro — seule la commande du contact porte le prix total.
- Lorsque le contact effectue le paiement, les adhésions de tous les membres de la famille sont automatiquement marquées comme payées.
- Si votre établissement a configuré un prix maximum familial, le coût total de l'adhésion familiale est plafonné à ce montant.
Bon à savoir
- Seul le contact familial peut payer via lien de paiement.
- Si le contact est retiré de la famille, le rôle de contact est réattribué à un autre membre de la famille.
- Les adhésions familiales doivent être activées pour votre établissement. Contactez le support MATCHi si vous ne voyez pas cette option.
Statistiques d'adhésion
L'onglet Statistiques sur la page Membres affiche une répartition mensuelle des adhésions vendues sur les 14 derniers mois.
- Chaque ligne affiche un établissement (ou une ligne de total lors de la consultation d'un groupe d'établissements).
- Chaque colonne affiche un mois calendaire avec le nombre d'adhésions vendues.
- Seules les adhésions entièrement payées ou gratuites sont comptabilisées. Les adhésions remboursées sont exclues.
Pour les groupes d'établissements, le rapport affiche une ligne par site plus une ligne de total en haut, afin que vous puissiez comparer les ventes d'adhésions dans tous vos établissements.
Renouvellement automatique
Lorsque le renouvellement automatique est activé sur un type d'adhésion, le système crée automatiquement une nouvelle période d'adhésion à l'expiration de la période en cours et débite la carte enregistrée du client.
Prérequis
- Le type d'adhésion doit avoir l'option Payé au renouvellement activée.
- Votre établissement doit avoir la fonctionnalité Adhésion récurrente activée.
- Le client doit avoir opté pour le paiement automatique (Paiement automatique).
Ce qui se passe lors du renouvellement
- Le système vérifie les adhésions expirant aujourd'hui (exécuté toutes les heures, plus fréquemment le 31 décembre).
- Une nouvelle adhésion est créée débutant le lendemain de l'expiration de l'adhésion en cours, avec le même type et la même durée.
- Si le client a activé le paiement automatique, sa carte enregistrée est débitée automatiquement.
- Si le paiement réussit, la nouvelle adhésion est activée immédiatement.
- Si le paiement échoue, le client bénéficie d'une période de grâce (configurable par type d'adhésion) et reçoit une notification. Le système relance automatiquement le paiement quotidiennement jusqu'à l'expiration de la période de grâce ou l'atteinte du nombre maximum de tentatives.
Période de grâce en cas d'échec de paiement
Lorsqu'un paiement de renouvellement échoue, le client peut toujours utiliser son adhésion pendant la période de grâce. Le nombre de jours de grâce est défini sur le type d'adhésion sous Période de grâce de début de renouvellement. Si le paiement finit par aboutir, la période de grâce est annulée. Si les tentatives sont épuisées, le renouvellement automatique est désactivé et le client est notifié.
Désactiver le renouvellement automatique
Pour empêcher une adhésion de se renouveler automatiquement :
- Ouvrez l'adhésion du client et définissez Annuler le renouvellement. L'adhésion reste active jusqu'à sa date de fin mais ne sera pas renouvelée.
- Consultez Comment résilier les adhésions avec paiement automatique pour plus de détails.
Lien de paiement comme alternative
Si le type d'adhésion a l'option Envoyer un lien de paiement activée, les clients qui n'ont pas le paiement automatique reçoivent un lien de paiement par e-mail afin de pouvoir payer manuellement leur adhésion renouvelée.