Aanwezigheidsregistratie

Wat is aanwezigheidsregistratie?

Met de Aanwezigheidsfunctie kunnen trainers en beheerders aanwezigheidsrapporten maken voor cursussessies. Je kunt deelnemers als aanwezig of afwezig markeren en, voor Zweedse clubs, rapporten indienen bij Riksidrottsförbundet (RF) voor LOK-stöd aanvragen.

Wie kan deze functie gebruiken

• Accommodatiebeheerder – volledige toegang tot alle aanwezigheidsfuncties.
• Aanwezigheidsregistreerder – een speciale rol voor trainers die alleen aanwezigheid hoeven bij te houden. Zie Beheerders voor het toewijzen van deze rol.

Cursussessies bekijken

1. Ga naar Aanwezigheid > Cursussen.
2. De pagina toont geplande cursussessies, gegroepeerd per datum. Standaard zie je je eigen cursussen voor vandaag.
3. Gebruik de filters om te zoeken op datum, cursus of trainer.
4. Klik op Rapport toevoegen bij een sessie om een nieuw aanwezigheidsrapport aan te maken, of op Rapport beheren om een bestaand rapport te openen.

Een aanwezigheidsrapport maken

Wanneer je een rapport maakt vanuit een cursussessie, wordt het formulier vooraf ingevuld met de sessiegegevens:

• Naam – activiteitnaam en baan.
• Sport – uit de geconfigureerde sporten van je accommodatie.
• Type – Training, Wedstrijd, Competitie, Toernooi, Kamp of andere activiteittypen.
• Start- en eindtijd
• Groeplabels – optionele labels voor de trainingsgroep (bijv. "Groene bal", "Rode bal").

Trainers die aan de sessie zijn toegewezen worden automatisch toegevoegd als leiders, en ingeschreven deelnemers worden aan het rapport toegevoegd.

Klik op Opslaan en doorgaan om door te gaan naar het markeren van aanwezigheid.

Aanwezigheid markeren

Op het Aanwezigheid-tabblad van een rapport wordt elke deelnemer getoond als een kaart. Voor elke persoon:

• Klik op Aanwezig (groen) om ze als aanwezig te markeren.
• Klik op Afwezig (rood) om ze als niet aanwezig te markeren.
• Klik dezelfde knop opnieuw om terug te zetten naar "Niet behandeld".

Je kunt ook:

• Deelnemers toevoegen – klik op Toevoegen om je klantenlijst te doorzoeken en iemand toe te voegen die oorspronkelijk niet was ingeschreven.
• Een deelnemer bewerken – klik op het potloodpictogram om iemand als trainer (leider) te markeren of een beperking aan te geven. Je kunt ook een deelnemer uit het rapport verwijderen.

De koptekst toont je voortgang (bijv. "5/12 behandeld").

Samenvatting en statistieken

Zodra alle deelnemers zijn gemarkeerd, toont het Samenvatting-tabblad:

• Behandelde deelnemers – hoeveel er zijn gemarkeerd van het totaal.
• Aanwezigheidspercentage – opgesplitst in spelers en trainers, toont hoeveel er aanwezig waren.

Indienen bij Riksidrottsförbundet (RF)

Als je club is verbonden met RF, toont de Samenvattingspagina een extra RF-tabblad waar je het aanwezigheidsrapport kunt indienen voor LOK-stöd.

Wat is LOK-stöd?

LOK-stöd (Lokalt Aktivitetsstöd) is een Zweedse overheidssubsidie voor georganiseerde jeugdsport. Clubs die zijn aangesloten bij een nationale federatie onder RF kunnen financiering aanvragen op basis van gerapporteerde aanwezigheid. De belangrijkste regels zijn:

• Deelnemers moeten 6–25 jaar oud zijn.
• Elke sessie moet ten minste 3 geschikte deelnemers en 1 leider hebben.
• Sessies moeten ten minste 45 minuten duren.
• Een maximum van 20 deelnemers per leider kan worden geteld.

Een rapport indienen

1. Voltooi het aanwezigheidsrapport (alle deelnemers moeten zijn gemarkeerd).
2. Ga naar het Samenvatting > RF-tabblad.
3. Klik op Versturen naar RF.
4. De status wordt bijgewerkt om te tonen of de indiening succesvol is geverifieerd of dat er conflicten zijn die aandacht nodig hebben.

Als conflicten worden gemeld, bekijk dan de foutdetails en corrigeer het rapport voordat je het opnieuw verstuurt.

Aanvraagperiodes

LOK-stöd wordt tweemaal per jaar aangevraagd:

• Voorjaarsperiode (januari–juni) – deadline 25 augustus.
• Najaarsperiode (juli–december) – deadline 25 februari.

Zorg ervoor dat alle aanwezigheidsrapporten voor de periode zijn ingediend vóór de deadline.

Rapporten beheren

Ga naar Aanwezigheid > Rapporten om al je aanwezigheidsrapporten te bekijken. De lijst toont:

• Rapporttitel – klik om te openen en bewerken.
• Datum – wanneer de sessie plaatsvond.
• Voortgang – hoeveel deelnemers zijn behandeld (bijv. 8/12).
• Status:
  • In behandeling (geel) – nog niet ingediend.
  • Geen conflicten (groen) – ingediend bij RF en geverifieerd.
  • Conflicten (rood) – ingediend maar RF meldde problemen.

Gebruik de filters om te zoeken op datum, status of rapportnaam.

Goed om te weten

• Je accommodatie moet sporten en een tijdzone geconfigureerd hebben voor Aanwezigheid om te werken. Neem contact op met MATCHi-support als je een foutmelding ziet over ontbrekende configuratie.
• De Cursussenpagina filtert automatisch om je eigen sessies voor vandaag te tonen wanneer je deze voor het eerst opent. Pas de filters aan om andere data of trainers te bekijken.
• Je kunt een losstaand rapport maken zonder het te koppelen aan een cursussessie door op Rapport maken te klikken op de Rapporten-pagina.
• Het verwijderen van een rapport is permanent. Open het Info-tabblad van het rapport en vouw de sectie Rapport verwijderen onderaan uit.