Créer des factures
Vous pouvez créer des factures pour la plupart des types de charges : réservations classiques, sponsors, cours, activités, marchandises et charges personnalisées. Pour les abonnements et les adhésions, consultez les articles dédiés.
Le processus de facturation comporte deux étapes principales : d'abord vous créez des lignes de facture (aussi appelées bases de facture), puis vous créez les factures proprement dites. Les lignes de facture ne deviennent des factures que lorsque vous créez manuellement des factures à partir de celles-ci. Cela vous permet de combiner plusieurs charges différentes sur la même facture. Par exemple, si un client doit payer à la fois une adhésion et un cours, ils peuvent apparaître sur une seule facture au lieu de recevoir deux factures séparées.
Assurez-vous de créer toutes les lignes de facture nécessaires avant de créer les factures. Une fois une facture créée, elle ne peut plus être décomposée en lignes de facture.
Créer des lignes de facture
Les lignes de facture sont les postes individuels. Vous pouvez les créer de plusieurs manières :
Depuis l'onglet Clients
C'est la méthode la plus simple pour facturer plusieurs clients en une fois :
- Allez dans Clients.
- Filtrez les clients que vous souhaitez facturer (par exemple par groupe ou par client spécifique).
- Sélectionnez les clients.
- Cliquez sur Choisir une action > Créer une ligne de facture.
- Remplissez les détails : description, prix, TVA, quantité et remise optionnelle.
Depuis la page Facturation
- Allez dans Administration > Facturation.
- Cliquez sur Créer une ligne de facture.
- Sélectionnez le client et remplissez les détails de la ligne.
Créer la facture
Une fois que vous avez des lignes de facture, créez la facture :
Depuis la page Facturation
- Allez dans Administration > Facturation.
- Filtrez par client ou utilisez la vue par défaut pour voir les lignes impayées.
- Sélectionnez les lignes à inclure.
- Cliquez sur Créer une facture.
- Définissez la date de facture et la date d'échéance.
- Ajoutez un texte personnalisé (optionnel, 1 000 caractères maximum).
- Cliquez sur Enregistrer.
Depuis la page d'un client
- Allez dans Clients et recherchez le client.
- Consultez les lignes de facture du client sous « postes de facture ».
- Cliquez sur le signe plus dans la zone « factures » : le système récupérera automatiquement toutes les lignes de facture du client et créera une facture.
Détails des lignes de facture
Chaque ligne contient :
- Description : l'objet de la charge (50 caractères maximum).
- Prix : le prix unitaire.
- Quantité : le nombre d'unités.
- TVA : le pourcentage de TVA.
- Remise : une remise optionnelle (montant ou pourcentage).
- Compte : le code comptable (utilisé pour les exports et l'intégration Fortnox).
Frais de facturation
Si les frais de facturation sont activés pour votre établissement (sous paramètres de l'établissement), une ligne de frais est automatiquement ajoutée à chaque facture.
Envoyer les factures
Après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer par e-mail ou l'imprimer en PDF. Sélectionnez les factures et cliquez sur Envoyer pour lancer le processus d'envoi. Vous pouvez personnaliser l'e-mail de l'expéditeur et le message.
Export
Les factures peuvent être exportées dans plusieurs formats :
- CSV (reskontra) : format d'export standard.
- Journal des factures : journal comptable avec écritures débit/crédit.
- SIE Type 4 : format comptable standard suédois.
- Export des paiements : export des enregistrements de paiement.