Laskujen luominen
Voit luoda laskuja useimmille veloitustyypeille: tavalliset varaukset, sponsorit, kurssit, aktiviteetit, tuotteet ja mukautetut veloitukset. Vakiovuorojen ja jäsenyyksien laskutuksesta on omat artikkelinsa.
Laskutusprosessissa on kaksi päävaihetta: ensin luot laskurivit (kutsutaan myös laskuperusteiksi), sitten luot varsinaiset laskut. Laskurivit eivät ole laskuja ennen kuin luot niistä manuaalisesti laskut. Näin voit yhdistää useita eri veloituksia samalle laskulle – esimerkiksi jos asiakkaan täytyy maksaa sekä jäsenyys että kurssi, ne voivat näkyä yhdellä laskulla kahden erillisen laskun sijaan.
Tarkista huolellisesti, että olet luonut kaikki tarvittavat laskurivit ennen laskujen luomista. Kun lasku on luotu, sitä ei voi purkaa takaisin laskuriveiksi.
Laskurivien luominen
Laskurivit ovat yksittäisiä rivejä. Voit luoda niitä useilla tavoilla:
Asiakkaat-välilehdeltä
Tämä on helpoin tapa laskuttaa useita asiakkaita kerralla:
- Siirry kohtaan Asiakkaat.
- Suodata laskutettavat asiakkaat (esim. ryhmän tai tietyn asiakkaan mukaan).
- Valitse asiakkaat.
- Valitse Valitse toiminto > Luo laskurivi.
- Täytä tiedot: kuvaus, hinta, ALV, määrä ja valinnainen alennus.
Laskutussivulta
- Siirry kohtaan Hallinta > Laskutus.
- Klikkaa Luo laskurivi.
- Valitse asiakas ja täytä rivin tiedot.
Laskun luominen
Kun sinulla on laskurivejä, luo lasku:
Laskutussivulta
- Siirry kohtaan Hallinta > Laskutus.
- Suodata asiakkaan mukaan tai käytä oletusnäkymää nähdäksesi maksamattomat rivit.
- Valitse sisällytettävät rivit.
- Klikkaa Luo lasku.
- Aseta laskun päivämäärä ja eräpäivä.
- Lisää mukautettu teksti (valinnainen, enintään 1000 merkkiä).
- Klikkaa Tallenna.
Asiakkaan sivulta
- Siirry kohtaan Asiakkaat ja hae asiakas.
- Katso asiakkaan laskurivit kohdasta "laskurivit".
- Klikkaa plusmerkkiä "laskut"-laatikossa – järjestelmä hakee automaattisesti kaikki asiakkaan laskurivit ja luo laskun.
Laskurivin tiedot
Jokainen rivi sisältää:
- Kuvaus – mitä veloitus koskee (enintään 50 merkkiä).
- Hinta – yksikköhinta.
- Määrä – yksiköiden lukumäärä.
- ALV – ALV-prosentti.
- Alennus – valinnainen alennus (summa tai prosentti).
- Tili – kirjanpitokoodi (käytetään vienneissä ja Fortnox-integraatiossa).
Laskutusmaksut
Jos laskutusmaksut on otettu käyttöön paikallasi (paikan asetuksissa), maksurivi lisätään automaattisesti jokaiseen laskuun.
Laskujen lähettäminen
Laskun luomisen jälkeen voit lähettää sen sähköpostitse tai tulostaa PDF-muodossa. Valitse laskut ja klikkaa Lähetä aloittaaksesi lähetystyönkulun. Voit mukauttaa lähettäjän sähköpostiosoitteen ja viestin.
Vienti
Laskut voidaan viedä useissa muodoissa:
- CSV (reskontra) – vakiovientimuoto.
- Laskupäiväkirja – kirjanpidon päiväkirja debet/kredit-kirjauksilla.
- SIE Type 4 – ruotsalainen standardikirjanpitomuoto.
- Maksujen vienti – maksutietueiden vienti.