Qu'est-ce que le suivi de présence ?
La fonctionnalité de suivi de présence permet aux entraîneurs et aux administrateurs de créer des rapports de présence pour les séances de cours. Vous pouvez marquer les participants comme présents ou absents et, pour les clubs suédois, soumettre des rapports à Riksidrottsförbundet (RF) pour les demandes de LOK-stöd.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité
- Administrateur de l'établissement – accès complet à toutes les fonctionnalités de suivi de présence.
- Responsable de présence – un rôle dédié aux entraîneurs qui ont uniquement besoin d'enregistrer la présence. Consultez Administrateurs pour savoir comment attribuer ce rôle.
Parcourir les séances de cours
- Allez dans Présence > Cours.
- La page affiche les séances de cours planifiées, regroupées par date. Par défaut, elle affiche vos propres cours de la journée.
- Utilisez les filtres pour rechercher par date, cours ou entraîneur.
- Cliquez sur Ajouter un rapport sur une séance pour créer un nouveau rapport de présence, ou Gérer le rapport pour ouvrir un rapport existant.
Créer un rapport de présence
Lorsque vous créez un rapport à partir d'une séance de cours, le formulaire est pré-rempli avec les détails de la séance :
- Nom – nom de l'activité et du court.
- Sport – parmi les sports configurés dans votre établissement.
- Type – Entraînement, Match, Compétition, Tournoi, Stage ou autres types d'activités.
- Heure de début et de fin
- Tags de groupe – libellés facultatifs pour le groupe d'entraînement (par ex. « Balle verte », « Balle rouge »).
Les entraîneurs assignés à la séance sont automatiquement ajoutés comme responsables, et les participants inscrits sont ajoutés au rapport.
Cliquez sur Enregistrer et continuer pour procéder au relevé de présence.
Enregistrer la présence
Dans l'onglet Présence d'un rapport, chaque participant apparaît sous forme de carte. Pour chaque personne :
- Cliquez sur Présent (vert) pour la marquer comme présente.
- Cliquez sur Absent (rouge) pour la marquer comme absente.
- Cliquez à nouveau sur le même bouton pour réinitialiser à « Non traité ».
Vous pouvez également :
- Ajouter des participants – cliquez sur Ajouter pour rechercher dans votre liste de clients et ajouter quelqu'un qui n'était pas initialement inscrit.
- Modifier un participant – cliquez sur l'icône crayon pour marquer quelqu'un comme entraîneur (responsable) ou signaler un handicap. Vous pouvez également retirer un participant du rapport ici.
L'en-tête affiche votre progression (par ex. « 5/12 traités »).
Résumé et statistiques
Une fois tous les participants marqués, l'onglet Résumé affiche :
- Participants traités – combien ont été marqués sur le total.
- Taux de présence – réparti entre joueurs et entraîneurs, indiquant combien étaient présents.
Soumission à Riksidrottsförbundet (RF)
Si votre club est connecté à RF, la page de résumé affiche un onglet supplémentaire RF où vous pouvez soumettre le rapport de présence pour le LOK-stöd.
Qu'est-ce que le LOK-stöd ?
Le LOK-stöd (Lokalt Aktivitetsstöd) est une subvention gouvernementale suédoise pour les sports de jeunesse organisés. Les clubs affiliés à une fédération nationale sous RF peuvent demander un financement basé sur les rapports de présence. Les règles principales sont :
- Les participants doivent être âgés de 6 à 25 ans.
- Chaque séance doit avoir au moins 3 participants éligibles et 1 responsable.
- Les séances doivent durer au moins 45 minutes.
- Un maximum de 20 participants par responsable peut être comptabilisé.
Soumettre un rapport
- Terminez le rapport de présence (tous les participants doivent être marqués).
- Allez dans l'onglet Résumé > RF.
- Cliquez sur Envoyer à RF.
- Le statut se met à jour pour indiquer si la soumission a été vérifiée avec succès ou s'il y a des conflits nécessitant votre attention.
Si des conflits sont signalés, examinez les détails des erreurs et corrigez le rapport avant de le renvoyer.
Périodes de candidature
Le LOK-stöd est demandé deux fois par an :
- Semestre de printemps (janvier-juin) – date limite le 25 août.
- Semestre d'automne (juillet-décembre) – date limite le 25 février.
Assurez-vous que tous les rapports de présence du semestre sont soumis avant la date limite.
Gérer les rapports
Allez dans Présence > Rapports pour voir tous vos rapports de présence. La liste affiche :
- Titre du rapport – cliquez pour ouvrir et modifier.
- Date – quand la séance a eu lieu.
- Progression – combien de participants ont été traités (par ex. 8/12).
-
Statut :
- En cours (jaune) – pas encore soumis.
- Aucun conflit (vert) – soumis à RF et vérifié.
- Conflits (rouge) – soumis mais RF a signalé des problèmes.
Utilisez les filtres pour rechercher par date, statut ou nom du rapport.
Bon à savoir
- Votre établissement doit avoir des sports et un fuseau horaire configurés pour que le suivi de présence fonctionne. Contactez le support MATCHi si vous voyez une erreur concernant une configuration manquante.
- La page Cours filtre automatiquement pour afficher vos propres séances du jour lorsque vous l'ouvrez pour la première fois. Ajustez les filtres pour voir d'autres dates ou entraîneurs.
- Vous pouvez créer un rapport indépendant sans le lier à une séance de cours en cliquant sur Créer un rapport sur la page Rapports.
- La suppression d'un rapport est définitive. Ouvrez l'onglet Info du rapport et développez la section Supprimer le rapport en bas de page.