Närvarorapportering

Vad är närvarorapportering?

Närvaro-funktionen låter tränare och administratörer skapa närvarorapporter för kurssessioner. Du kan markera deltagare som närvarande eller frånvarande och, för svenska klubbar, skicka rapporter till Riksidrottsförbundet (RF) för LOK-stöd ansökningar.

Vem kan använda den här funktionen

• Anläggningar som använder träningsplaneraren - närvarorapporteringen bygger på kursplaneringen i träningsplaneraren.
• Anläggningsadministratör – full åtkomst till alla närvarofunktioner.
• Närvaroansvarig – en dedikerad roll för tränare som bara behöver registrera närvaro. Se Administratörer för hur du tilldelar den här rollen.

Bläddra bland kurssessioner

1. Gå till Närvaro > Kurser.
2. Sidan visar schemalagda kurssessioner, grupperade efter datum. Som standard visar den dina egna kurser för idag.
3. Använd filtren för att söka efter datum, kurs eller tränare.
4. Klicka Lägg till rapport på en session för att skapa en ny närvarorapport, eller Hantera rapport för att öppna en befintlig.

Skapa en närvarorapport

När du skapar en rapport från en kurssession fylls formuläret i förväg med sessionsdetaljerna:

• Namn – kursens namn och bana.
• Sport – från din anläggnings konfigurerade sporter.
• Typ – Träning, Match, Tävling, Turnering, Läger eller andra aktivitetstyper.
• Start- och sluttid
• Grupptaggar – valfria etiketter för träningsgruppen (t.ex. "Grön boll", "Röd boll").

Tränare som är tilldelade till sessionen läggs automatiskt till som ledare, och inskrivna deltagare läggs till i rapporten.

Klicka Spara & Fortsätt för att gå vidare till att markera närvaro.

Markera närvaro

På Närvaro-fliken i en rapport visas varje deltagare som ett kort. För varje person:

• Klicka Närvarande (grön) för att markera dem som deltagande.
• Klicka Frånvarande (röd) för att markera dem som inte deltagande.
• Klicka samma knapp igen för att återställa till "Inte hanterad".

Du kan också:

• Lägg till deltagare – klicka Lägg till för att söka i din kundlista och lägga till någon som inte ursprungligen var inskriven.
• Redigera en deltagare – klicka på penna-ikonen för att markera någon som tränare (ledare) eller flagga en funktionsnedsättning. Du kan också ta bort en deltagare från rapporten här.

Rubriken visar dina framsteg (t.ex. "5/12 hanterade").

Sammanfattning och statistik

När alla deltagare har markerats visar Sammanfattnings-fliken:

• Hanterade deltagare – hur många som har markerats av det totala antalet.
• Närvarograd – uppdelat i spelare och tränare, visar hur många som var närvarande.

Skicka till Riksidrottsförbundet (RF)

Om din klubb är ansluten till RF visar Sammanfattningssidan en ytterligare RF-flik där du kan skicka närvarorapporten för LOK-stöd.

Vad är LOK-stöd?

LOK-stöd (Lokalt Aktivitetsstöd) är ett svenskt statligt bidrag för organiserad ungdomsidrott. Klubbar anslutna till ett specialförbund under RF kan ansöka om finansiering baserat på rapporterad närvaro. Huvudreglerna är:

• Deltagare måste vara i åldern 6–25 år.
• Varje session måste ha minst 3 berättigade deltagare och 1 ledare.
• Sessioner måste vara minst 45 minuter långa.
• Maximalt 20 deltagare per ledare kan räknas.

Skicka en rapport

1. Slutför närvarorapporten (alla deltagare måste vara markerade).
2. Gå till Sammanfattning > RF-fliken.
3. Klicka Skicka till RF.
4. Statusen uppdateras för att visa om inlämningen verifierades framgångsrikt eller om det finns konflikter som behöver uppmärksamhet.

Om konflikter rapporteras, granska feldetaljerna och korrigera rapporten innan du skickar igen.

Ansökningsperioder

LOK-stöd ansöks om två gånger per år:

• Vårtermin (januari–juni) – deadline 25 augusti.
• Hösttermin (juli–december) – deadline 25 februari.

Se till att alla närvarorapporter för terminen skickas in före deadline.

Hantera rapporter

Gå till Närvaro > Rapporter för att se alla dina närvarorapporter. Listan visar:

• Rapporttitel – klicka för att öppna och redigera.
• Datum – när sessionen ägde rum.
• Framsteg – hur många deltagare som har hanterats (t.ex. 8/12).
• Status:
  • Pågår (gul) – inte skickad ännu.
  • Inga konflikter (grön) – skickad till RF och verifierad.
  • Konflikter (röd) – skickad men RF rapporterade problem.

Använd filtren för att söka efter datum, status eller rapportnamn.

Bra att veta

• Din anläggning måste ha sporter och en tidszon konfigurerad för att Närvaro ska fungera. Kontakta MATCHi support om du ser ett fel om saknad konfiguration.
• Kurser-sidan auto-filtrerar för att visa dina egna sessioner för idag när du först öppnar den. Justera filtren för att se andra datum eller tränare.
• Du kan skapa en fristående rapport utan att länka den till en kurssession genom att klicka Skapa rapport på Rapporter-sidan.

• Att ta bort en rapport är permanent. Öppna rapportens Info-flik och expandera Ta bort rapport-sektionen längst ner.